문서 수만권 한시간만에 체크 완료

‘뚜뚜뚜’ “앗,1945년 광주지검 수감자 명단이 없어졌다.”

지하 2층 서고에서 RFID리더기로 정수점검을 하던 직원의 컴퓨터 모니터에 경고 메시지가 떴다. 그러나 문서가 외부로 유출됐을리는 없다. 문서에 부착돼 있는 마이크로 칩에 의해 허가 없이 문서가 서고실 밖으로 유출될 때는 출입구에 경광등이 울리고, 서고 관리담당자의 휴대전화로 유출문서의 번호, 제목이 통보되기 때문이다. 또 곳곳에 CCTV가 설치돼 있어 누군가가 몰래 유출을 시도했더라도 덜미를 잡히게 돼 있다. 다행히 분실된 줄 알았던 문서는 옆 책장에서 발견됐다. 누군가가 열람 후 제자리에 꽂아놓지 않았던 것이다. 예전에는 이 수만권의 문서가 제자리에 있는지 확인하는 데만 거의 2년이 걸렸다.2명이 1조가 돼 하루종일 점검을 해도 1000권을 미처 체크하지 못했다. 문서가 없어져도 수개월 후에 알아차리거나 없어진 걸 찾기 위해 처음부터 다시 확인해야 하는 어려움이 있었다. 그러나 지금은 RFID(Radio Frequency IDentification)기술로 기록물을 관리하기 때문에 1시간이면 문서의 위치, 현황관리, 이력추적 등 모든 기록을 체크할 수 있다. 문서에 고유 식별기호나 정보를 마이크로 칩에 담아 붙여두면 무선주파수를 이용해 일정한 거리 내에서 자동적으로 문서의 정보를 확인할 수 있다.RFID기술을 문서관리에 활용하기는 우리나라 국가기록원이 세계 최초다.

국가기록원 기록관리부 보존관리팀장 박영규 사무관은 “RFID기술 덕분에 기록물이 언제, 어디로, 누구에게 옮겨다녔는지는 물론 지금 어디에 있는지 훨씬 빠르고 쉽게 파악할 수 있게 됐다.”면서 “기록물에 생명을 불어넣는 작업”이라고 말했다.

국가기록원은 지난해 시범사업으로 조선총독부 기록물 5만권을 RFID기술로 관리하고 있고 올해 본사업으로 확대해 2011년쯤에는 국가기록원이 소장하고 있는 201만건의 기록물을 모두 RFID기술로 관리할 예정이다.

윤설영기자