회의 3·3·7운동/김중양(굄돌)

얼마전 과천청사에서 경제부처 간부급 공무원 정책토론회가 열렸을 때,그 자리에 참석한 차관 한분은 발령받고 며칠이 지났음에도 연일 회의에 쫓겨다니느라고 아직 책상 서랍조차 열어보지 못했다고 실토했다.일반적으로 회의의 빈도수는 직급에 비례한다.회의는 많고 시간은 없으니까 요즘은 조찬회의가 자주 열린다.아침 7시에 모여서 식사겸 회의를 마치고 사무실에 돌아오면 대개 9시쯤이 된다.문제는 이러한 각종 회의가 꼭 필요한 것이며,또 능률적으로 운영되는가 하는 점이다.목적이 분명치 못한 회의,모양새를 갖추기 위한 회의,책임분산형의 회의등은 시간낭비에 불과하기 때문이다.「회의 3·3·7운동」은 바로 회의의 효율화를 위하여 벌이고 있는 것이다.첫번째 숫자「3」은 회의에 대한 발상의 전환이다.「꼭 필요한 회의가 아니면 그만둔다」「회의 개최 횟수를 주단위에서 월단위등으로 축소한다」「유사회의는 하나로 통합한다」라는 원칙을 적용하여 회의자체를 감축하자는 것이다.두번째 숫자「3」은 회의운영의 3원칙을 뜻한다.「회의는 30분이내종료」「회의자료는 1장주의로 간결하게」「주 1회정도는 회의없는 날로 지정·운영」함으로써 회의소요시간을 최소화하자는 것이다.마지막 숫자인 「7」은 회의운영의 세부지침을 말한다.①회의 시작시각 뿐만 아니라 종료시각도 미리 공표하여 이를 준수 ②회의비용(Cost)을 명시,예를들면 초당 임금이 3원인 간부직 20명의 1시간회의에 소요되는 코스트는 21만6천(3원×3600초×20명)에 해당된다 ③참석대상을 최소화 ④회의목적을 명확히 해서 결론을 도출시킨다 ⑤회의자료는 미리 배포 ⑥참가자 모두가 발언할 수 있도록 진행 ⑦회의록은 녹음테이프로 대신하거나 또는 요점만 간단히 기록한다.이상과 같은 3·3·7원칙을 적용하면 실속없는 회의를 상당히 줄일 수 있게 된다.회의를 줄이면 상위직은 그만큼 정책구상에 여유를 갖게된다.또 부하직원들도 회의자료를 챙기는 수고를 덜 수 있게 되어 좋다.3·3·7박수를 치면 모두가 즐겁게 되는 것과 같다.<총무처 능률국장>